«Kampen om møterom» er en utfordring som mange i bedriften er kjent med. «Hvem er det som har booket møterommet hele dagen?», «Jeg har en kunde som kommer på besøk om 30 min, hvilket møterom er ledig?», «Hvem har tatt firmabilen uten å si ifra!». Slike spørsmål og dialoger hører man ofte på kontoret.
Hovedgrunnen til dette er at mange bedrifter ikke har fullstendig kontroll eller sliter med å få oversikt over sine møterom og ressurser. Derfor har vi utviklet en løsning som vi kaller «DATABEATbooking»
Vi har også sett at eksisterende møteromsløsninger på markedet i dag ikke er kostnadseffektive, mangler designmuligheter og er dyre i drift. Vår visjon er å gjøre teknologi enkelt - slik at våre kunder får mer kontroll over løsningen og ikke minst kostnadene. Du kan lese mer om vår visjon her.
Etter lanseringen av DATABEATdoorsign har vi fått masse gode tilbakemeldinger fra våre kunder som bruker løsningen daglig. Dermed har vi lagt til flere funksjoner slik at applikasjon har nå flere bruksområder.
I dag er det mange bedrifter og organisasjoner som har flere møterom og ressurser tilgjengelig for leietakere, kunder, brukere og besøkende. Ressurser som kontorpulter, verktøy og kjøretøy osv.
Alle følgende ressurser kan legges inn i Microsoft Office 365 og sjekkes for tilgjengelighet. Slike ressurser kan bare bookes av bedriftens eller organisasjons brukere, men ikke av eksterne. Dette er en utfordring som DATABEATbooking løser med «multi-tenant booking.»
Med DATABEATbooking har du flere muligheter enten om bedriftseier har ulike ressurser til disposisjon eller som leietaker av kontor eller næringslokale. Løsningen gir mulighet til brukere, både interne og eksterne til å booke via sin Outlook-kalender, mobil eller nettleser.
Det er tilrettelagt for å gi booking-rettigheter til alle, eller bestemte personer innad eller utad i organisasjonen. Praktisk eksempel er; hvis du ønsker å gi privileger til et selskap som er leietaker i kontorbygget til å booke møterom eller andre ressurser, så gjøres dette enkelt ved å legge inn e-postadresse eller domene til de respektive brukere.
Uavhengig av den første innstillingen din, vil dette kreve at brukere logger på med en tredjeparts autentisering via Microsoft Office, Google, Apple, Facebook, Microsoft eller Amazon.
For økt sikkerhet, har vi lagt til SMS-bekreftelse. Dette krever at brukere oppgir mobilnummer slik at de bekrefter seg selv, og har de nødvendige rettighetene for å booke møterom og ressurser.
Ønsker ikke du at alle skal ha tilgang til deres DATABEATbooking, kan du legge til spesifikke domener eller epostadresser.
Du har mulighet til å lage en spesialtilpasset mal med funksjonen «Template Editor». Men dette er noe som en UX designer eller utvikler gjør siden det krever koding kunnskaper. Du har også mulighet til å gjøre endringer på bakgrunn, legge til logo og farger.
Brukere får e-post med bekreftelse på booking av møterom eller ressurser er fullført, samt også påminnelser om at møtet eller ressursen har blitt booket om f.eks 1 time. Brukeren har mulighet til å endre på e-post malen, samt andre innstillinger.
I beta versjonen har du mulighet til å sette «Max Duration» - dette betyr hvor lenge en ressurs eller møterom kan bookes, både i timer og dager. I «Default Duration» er dette en standard verdi på hvor lenge møterom og ressurser kan bookes, og dette er noe brukere kan endre på.
Du kan lese mer om de tekniske detaljene om DATABEATbooking her.
Beta-versjonen av DATABEATbooking er live, og lanseringen er planlagt i Q4 i 2021. Hvis du ønsker å få en demonstrasjon av løsningen vår, ta kontakt med oss her. DATABEATbooking vil være lisensbasert med 1,3 og 5 år varighet. Vi vil komme med priser når løsningen er lansert. Prisene vil du finne her.