Bedriftens intranett er et fantastisk verktøy for å informere og motivere de ansatte. Men, ofte blir intranettet sett på som et kjedelig verktøy som ansatte kun bruker når de må og dette kan ofte være en utfordring for ledere og administratorer. I denne artikkelen vil vi gi deg noen tips på hvordan du kan motivere alle ansatte i selskapet for aktiv bruk av virksomhetens intranett.
Når du hører ordet «Intranett» er det mange som får en kjedsomhetsfølelse på lik linje som å bli spurt å ta ut søpla når det er -20 grader ute. Som en leder av bedriften er naturligvis ikke dette ønskelig.
Mange av den eldre garden husker sikkert de gamle og kjedelige intranettportalene hvor det var vanskelig å navigere og oppdatere, men slik er det ikke med de nye og moderne løsningene som finnes i markedet. I dagens løsninger kan en eller flere administrator oppdatere portalen med nytt og friskt innhold som bidrar til å holde de ansatte oppdatert og informert om det siste som skjer rundt selskapet. Alt har blitt så mye bedre, alt fra navigasjon til at man kan brukere flere enheter som tablet, mobil osv.
Det finnes flere måter og taktikker å gjøre dette på, men du må først sørge for at bedriften har en portal som er en av de mer moderne løsningene. Noen av de mest brukte plattformer i dag er Workplace av Facebook, Google Workspace og SharePoint. Dette er løsninger som gjør det mulig å nå ut til dine ansatte samt å få dem inn portalen for å få siste nytt eller laste ned bedriftens nye PowerPoint-mal.
Når du har det på plass, vil den mest utfordrende og viktigste jobben starte - å holde intranettet oppdatert. Her må bedriften ha en langsiktig strategi samt tilrettelegge ressurser for å gjøre selve jobben. Å ha en overordnet strategi på hva slags innhold som skal deles er også lurt i forhold til å unngå at det samles for mye informasjon på intranettet.
Når du har en sentralisert hub med informasjon og dokumenter, må selve kommunikasjonsflyten være på plass. Mange av de nye plattformene har en egen app som ansatte kan installere på telefonen. Hver gang et nytt dokument blir lastet opp, en nyhet blir publisert eller et nytt event skal skje vil ansatte få en notifikasjon på dette. Sjansen er mye større for å få inn de ansatte via mobilen, enn det er via muntlig beskjed, eller ved å dele en lenke. Etter en nærmere analyse, ser vi at jo oftere intranettportalen oppdateres, desto oftere er den i bruk, ansatte er inne og sjekker noe som igjen fører til at dette blir en god vane.
Nyheter fra bedriftens bransje eller industri - en av måtene dere kan oppnå mer engasjement på er ved å ha en sentral rolle for deling av nyheter i deres bransje. I stedet for at ansatte mottar nyhetsbrev eller epost og gjør sin egen research fra andre, kan ansatte holde seg oppdaterte på industrinyheter i sitt eget intranett.
Produser eksklusivt innhold - lag eksklusivt innhold som de ikke kan se andre steder. Det kan være rabatter, konkurranser, spesielle ansatttilbud eller gratis arrangementer osv. Hvis dine ansatte opplever intranettet som et spennende sted å være, eller et fordelaktig sted med eksklusive rabatter, er det mer sannsynlig at ansatte sjekker innom intranettet oftere.
Legg ut bilder av ansatte i jobb eller i farta - spør kollegene dine som er på konferanser, messer eller workshops om de kan lage små videoklipp eller ta bilder fra den neste turen deres. Det kan øke engasjementet på intranettet, da de deler deres opplevelser og den kunnskapen de får på konferansen, eller viser bilder fra det området hvor eventet foregår. Ved å vise hva de ansatte gjør, kan det føre til en «hype» omkring intranettet og føre til at flere sjekker portalen og kanskje får en latter eller to.
Slutt å sende dokumenter og informasjon via e-post - Hvis bedriften sørger for at alle dokumenter, informasjon og relevante skjemaer finnes på portalen, er det høyere sannsynlighet at ansatte vil ta i bruk intranettet. Her kan ansatte tagge og sende meldinger til hverandre på tvers av avdelinger på ulike dokumenter. Skulle en ansatt spørre i chatten: «Jeg leter etter refusjonsskjema» kan en kollega, eller lederen tagge personen på det dokumentet eller dele en link. Merk at alle løsninger er forskjellige, men dette er en standardfunksjon i de fleste systemene i dagens marked.
Nyheter fra ledelsen - Alt innhold som kommer fra ledelsen, er noe de ansatte alltid bør få med seg. Med litt arbeid kan dere lage en ukentlig/månedlig rapport fra ledelsen. Dette skaper en sterkere tilknytning mellom ledelsen og de ansatte – og skaper ett høyere nivå av engasjement. Dersom det er viktig informasjon som er kritisk å få delt med alle vil en sterk tilknytning være avgjørende.
Hvis bedriften bruker flere IT-løsninger, noe som de fleste gjør for å navigere den digitale jungelen, tilbyr intranettleverandørene såkalte «native integrasjoner» hvor du kan knytte f.eks CRM systemet med utvalgte datapunkter. Her kan du vise dine topp 10 kunder eller salgs sine største salg for måneden. Du kan også tilknytte HR-systemet som viser interessant informasjon som f.eks. månedens ansatt og merkedager som bursdager. Slik informasjon gir et innblikk i hverdagen til de ulike avdelingene i selskapet, noe som booster moralen og skaper diskusjoner ved kaffemaskinen eller kanskje noen «high five» momenter.
Du har også mulighet til å integrere visning av nøkkeltall fra løsninger som Power BI, hvor du blant annet kan vise rapporter og dashboards. Hvis bedriften bruker infoskjermer til internkommunikasjon så kan du også gjenspeile informasjon som du har i intranettportalen på selve skjermene.
I skrivende stund er det mange som har hjemmekontor, hva med å vise innholdet på infoskjermene direkte på PC som skjermsparer til alle ansatte som sitter på hjemmekontor?
Det finnes flere måter å motivere de ansatte til å bruke intranettet. Noen av tipsene vi deler med deg passer for små, så vell som store selskaper. Det aller viktigste er at IT-systemene skal gjøre jobben til folk enklere samt bidra til et positivt, motiverende og engasjerende miljø i selskapet. Vær gjerne kreativ med å teste flere taktikker, se og mål hvilke effekter du får ut av det. Husk at en glad ansatt er en produktiv ansatt!