Internkommunikasjon har alltid handlet om å samkjøre ansatte og holde de informert, og ikke minst oppdatert. Dette skapte utfordringer for de fleste i året som var 2020, da pandemien kom som en storm og endret jobbsituasjonen for de fleste. Nå mer enn noen gang står internkommunikasjon i fokus.
Her er noen råd til deg som står midt i kommunikasjonskaoset eller til deg som trenger å planlegge for tiden som kommer.
De digitale innovasjonene i det 21. århundre har muliggjort nye arbeidsmetoder. Selv om den revolusjonerende teknologiske utviklingen tok grep, ble fordelene virkelig synlige i år 2020. Pandemien gjorde at deling av informasjon til en plutselig fjern, usikker og redd arbeidsstyrke ble viktigere enn noen gang. Den digitale arbeidsplassen og det smidige arbeidet blir ikke lenger sett på som langsiktige forretningsmål, men heller som umiddelbare nødvendigheter.
Interne kommunikasjonsmetoder har blitt stadig mer digitale, dens formål - å sørge for at ansatte er fullt engasjert og klar over selskapets strategi og deres egen rolle til å gjennomføre den.Vi vil mest sannsynlig snakke om før og etter koronatiden, men ting vil endre seg selv om vi kommer tilbake til «normalen». For vi er i en tid med store endringer og i den «nye normalen» vil det bli kommunikatorens jobb å finne de rette verktøyene for å motivere sine kolleger.
"Arbeidet er i endring", er noe du sannsynligvis har hørt før 2020, og kanskje det var slik for deg og din organisasjon. Men faktum er at før koronaviruskrisen jobbet bare 8 prosent av alle lønnstakere hjemmefra minst en dag per uke ifølge Bureau of Labor Statistics. Enda færre (2 prosent) jobbet hjemmefra på heltid.
Gartner, forsknings- og konsulentfirmaet, rapporterer at kundene - for det meste store firmaer med lite direkte offentlig samhandling - forventet at 82 prosent av sine ansatte skulle fortsette å jobbe hjemmefra i det minste på deltid.Et så stort skifte vil få innvirkning på jobbkulturen og bedriftens fortjeneste. For eksempel vil bedrifter potensielt kunne velge mellom et ubegrenset utvalg av talentfulle arbeidere som ikke trenger å bo i nærheten av kontoret, eller være på kontoret. Og på godt og vondt vil grensen mellom arbeid og hjem bli stadig mer utvisket, noe som også gjør at arbeidsgivere må ha god internkommunikasjon for å beholde sine ansatte og holde de informert.
Organisasjoner som legger til rette for hjemmekontor og kombinerer det med tilgjengelig informasjon, vil gjøre en bedre jobb med å holde sine ansatte fokusert og produktive.
Ansatte vil ha åpenhet og innsyn, samt en klar og tydelig veiledning:
Pålitelig, nøyaktig informasjon gir folk ro og lar dem rette oppmerksomheten og ferdighetene mot fremtiden. I stedet for å leve med falsk tillit til at alt er bra, kan ledere og ansatte komme i gang med jobben å finne løsninger på utfordringene sammen.
Organisasjoner er i økende grad avhengige av den digitale arbeidsplassen, noe som krever implementering av moderne verktøy som effektivt kan holde alle ansatte fullt informert etter hvert som flere jobber hjemmefra.
Dagens interne kommunikasjonsprogramvarer fungerer vanligvis som kjernekommunikasjonssystemet i en organisasjon. Disse verktøyene hjelper bedrifter og deres ansatte med å dele informasjon og filer. Og de er designet for å koble sammen og engasjere en arbeidsstyrke gjennom forskjellige digitale kanaler.
Her nevner vi noen:
• Intranett
• Digital Signage
• Chattetjenester og forum
• E-posttjenester
• Podcast-verktøy
• Videokommunikasjon
Plattformer for digitale møter har hatt en eksplosiv økning i løpet av pandemien.
Det beste med disse interne kommunikasjonsverktøyene er at de er intuitive og enkle å bruke, noe som gjør det enkelt og mer praktisk for selskapets ansatte eller spesifikke medlemmer i teamet og samhandle - både med ledere og medarbeidere - i sanntid.
Selv om alle disse verktøyene er utformet for å lette kommunikasjonen er fokuset for noen rettet mot samarbeidsbaserte plattformer, mens andre handler mer om å dele interne nyheter — direkte til skjermbildet på PCer, iPhone, iPad, Android telefoner etc. til de ansatte for å holde de oppdaterte.
Eksempel: Internkommunikasjon direkte til arbeidsstasjonen på hjemmekontor.
Webinarer og onlinekurs er folk blitt vant til og som kan utnyttes bedre i kommunikasjonen og markedsføringen, mener Smart Insight.
Vi bruker mer tid på digitale nyhetsmedier og sosiale medier nå, enn før korona melder Kantar. Interne kommunikasjonsprogramvarer har tatt over mye av bruken av e-post og gjort teamarbeid blant kolleger - deling av lenker, dokumenter og filer - like enkelt som sosiale medier. Disse kommunikasjonsverktøyene lar de ansatte samhandle slik de er vant til fra sosiale medier, inkludert bruk av emoji og GIF, noe som gjør interaksjoner på arbeidsplassen morsommere og mer dynamisk. Felles for alle kanalene er at bruken etter koronavirusutbruddet, har hatt en dramatisk økning.
For å lykkes må interne kommunikasjonskanaler nå alle ansatte til rett tid, og med riktig budskap og innhold. Men noen kanaler passer bedre til denne oppgaven enn andre.
En kilde til potensiell smittespredning, er trykte publikasjoner som også er lite miljøvennlig og ofte dyrere enn informasjonsskjermer og plattformer for digital signage.
Denne plattformen er ofte brukt i alle typer bedrifter, uavhengig av størrelse. Informasjonsskjermer brukes oftere og det i ulike industrier. De kan være med å løse utfordringer i hverdagen som for eksempel internkommunikasjon, reklame og underholdning.
Digital signage en plattform for å vise innhold som tidligere ble trykt i papirutgaver.
I skrivende stund er koronaviruskrisen langt fra over. For effektivt å møte de unike utfordringene i ukene og månedene som kommer, vil det kreve at bedriftene planlegger dristige nye strategier for intern kommunikasjon. Vi håper denne artikkelen gav deg noen gode råd og informasjon om hva du bør fokusere på i fremtiden.
Vi har utviklet en e-bok: internkommunikasjon beste praksis 2021, som vi håper du også kan ha nytte av. Tilgjengelig for nedlasting her.