Tiden vi er i nå har krevd at mange omstiller seg og vi må komme opp med nye kreative måter å fylle hverdagen på, er det mange som finner seg selv på hjemmekontor. Dette byr på flere utfordringer, men fører igjen til at vi må komme opp med smarte nye måter å bevare følelsen av samhold og informasjonsdeling uten å se hverandre i gangene og på møterom. Under vil vi vise noen tips til innovative løsninger for å holde ansatte informert mens de jobber på hjemmekontor.
Virtuelle kommunikasjonsverktøy
Det finnes mange digitale plattformer med gode løsninger for samarbeid. Slack, Discord, og Microsoft teams for å nevne noen. Disse applikasjonene fungerer flott for møter og kommunikasjon på tvers av avdelinger. I situasjoner med hjemmekontor er virtuelle kontaktpunkter nøkkelen til å beholde god flyt av informasjon mellom ansatte.
Bruk videosamtaler for å holde møter i grupper og en-til-en. Mange ansatte kan føle på ensomheten og det hjelper å høre og se kollegaene sine. I disse verktøyene kan dere opprette forskjellige teams for avdelinger og sette opp undergrupper for hvert team, slik at informasjon kan bli publisert på relevante kanaler og er lett å finne igjen senere. For eksempel kan du ha en kanal med overordnet generell informasjon som gjelder for alle i bedriften, et eget team for salg, og et annet for markedsføring.
Microsoft Teams er flott da det støtter synkronisering med Microsoft-pakken slik at møter i kalenderen og filer i SharePoint enkelt er tilgjengelig via teams. De har og en mobilapp som gjør innhold og møter enkelt tilgjengelig for de som er on-the-go.
Les mer om Microsoft Teams her.
Møter på tur
Å jobbe fra hjemmet byr på nye distraksjoner som ikke nødvendigvis hadde vært et problem i en vanlig kontorsetting. Mange har brått fått seg noen ufrivillige kolleger. Kanskje har du en firbent venn som maser på en gåtur når du skal ha møte.
Avtal å ha turmøter der møtet holdes via telefon og alle er ute på en gåtur. Dette byr på frisk luft og aktivitet samtidig som det er lettere å ha fullt fokus på møtet uten å bli distrahert av oppvasken som står på kjøkkenbenken.
Kahoot-quizer
Mange er kjent med Kahoot fra quizkvelder eller skolesettinger. Dette er en morsom og uformell måte å engasjere de ansatte. Sett for eksempel opp en quiz der du har spørsmål om de viktigste sakene som foregikk hos din bedrift denne uken.
Det er ikke så viktig at alle får alle svarene rett, de får kanskje med seg ny informasjon som har gått forbi i en hektisk hverdag, men plukker det opp i quizen. Hvem som lager quizen, kan rulleres og hver quizmaster kan legge inn påskenøtter om seg selv.
Slik kan dere og bli bedre kjent og ha litt sosialt påfyll samtidig som dere jobber. Dette er og en god indikasjon på om nåværende deling av informasjon fungerer for teamet deres, eller om det er verd å se på nye løsninger.
Sosiale medier for et sosialt kontor
Bruk sosiale medier til å invitere til uformell informasjonsdeling. Engasjer teamet ditt ved å for eksempel sette opp en Facebook-gruppe der dere kan dele bilder av det beste hjemmekontoroppsettet, eller vise frem nye hobbyer. Nå som dere ikke ser hverandre på kontoret hver dag er det mye småprat som blir borte.
Det sosiale aspektet med å være på kontoret er en del av det som bygger teamet deres og tilhørigheten til kollegaene rundt deg. Det er lurt å skille mellom hvilke grupper/applikasjoner som skal brukes til jobb og hva som kan brukes mer uformelt.
Slik pandemien har utartet kan det godt være at det kommer nye bestemmelser over en helg. Det er ikke alle som sjekker jobb eposten på fritiden, men de aller fleste vil ta en tur innom Facebook i løpet av en helg.
På disse uformelle kanalene kan du nå ut med viktige budskap om endringer i planer dersom det dukker opp ny informasjon over helgen samtidig som det kan åpne for litt sosial omgang og teambuilding.
Digital signage for hjemmekontor
Vet du om alle ansatte på hjemmekontoret får med seg de siste nyhetene og varslingene? Studier viser faktisk at så mange som 85 % av ansatte sier at de er mest motiverte når ledelsen gir de regelmessige oppdateringer på nyheter i virksomheten. Databeat OMNIcast hjelper deg med dette.
Hva er Databeat OMNIcast?
Databeat OMNIcast er noe så innovativt som en digital signage-løsning for privatbruk. Med Databeat OMNIcast kan du kommunisere viktige meldinger og budskap direkte til dine ansattes telefoner eller PCer. Dette kan gjøres på flere måter.
Dine ansatte kan for eksempel omvandle skjermspareren på telefonen eller PCen sin til en personalisert infoskjerm med budskap rettet mot spesifikke personer eller avdelinger i bedriften. Ansatte kan også få ha appen aktiv på mobilen eller ha et vindu på PCen som viser de siste meldingene. Mulighetene er mange.
Dine ansatte velger selv når de ønsker å skru appen på eller av og appen tar ikke eierskap over brukernes enheter. Appen er utviklet for å være brukervennlig for både administrator og brukere. Å publisere nytt innhold til OMNIcast trenger ikke å ta mer enn noen sekunder.
.png)