Kommunikasjon mellom avdelinger er viktig av flere grunner – for at alle i bedriften skal være klare over virksomhetens objektiver og mål, for å øke trivsel, og ikke minst, for at alle skal få med seg hva som skjer. Det finnes utallige studier på at disse tre faktorene har mye å si på produktivitet og resultater. I denne artikkelen vil vi derfor se nærmere på hvordan du kan oppnå bedre kommunikasjon på tvers av avdelinger i din virksomhet.
Hvis du jobber i en virksomhet som sliter med kommunikasjonen internt, fortvil ikke. Vi skal gi deg et par tips og råd som vil hjelpe i gang å komme i gang med prosessen slik at din bedrift kan også få en bedre og optimalisert kommunikasjonsflyt.
Intranett er et fint sted å starte...
... men i gjennomsnitt er bare 13 % av ansatte inne på intranettet til bedriften. Hovedårsaken til dette er at intranettet ikke oppdatertes kontinuerlig med relevant og verdifull og engasjerende informasjon. Dette er noe som er absolutt verdt tidsbruken og ressursene for å gjøre. Les vår artikkel om hvordan du kan få ansatte til å bruke intranettet mer.
Et sted du kan starte er å sørge for at du klare en klar plan for hva type informasjon ansatte skal få med seg, deretter dediker ansvaret til en person eller avdelingen som skal sørge for produsere samt publisere innholdet. Neste steg, det finnes mangfoldige intranettsystemer der ute, sørg for at du har et system som er “up to date” og blant annet som støtter for bruk på flere enheter som nettbrett, mobil og PC.
Nye verktøy løser ikke problemet helt
Hvis du tror det å kjøpe nye verktøy vil løse problemet, er dette ofte ikke realiteten. Som alt annet, så skal det legges en klar plan med mål og objektiver ved innkjøp av nye kommunikasjonsverktøy. Uten denne planen blir verktøyet fort til en av flere apper som går i glemmeboken hos de ansatte. Dette kan føre til irritasjon hos både ledelse og ansatte."
Det er verdt å nevne at å få på plass et nytt kommunikasjonsverktøy er et steg i riktig retning. Neste steg er å sette noen faste rutiner rundet innholdspublisering og strukturering av eksisterende innhold. F.eks inne på Teams, kan du sette opp spesifikke kanaler og grupper hvor ansatte kan chatte med andre i forskjellige avdelinger. Har kan du sette noen ansvarlig for å dele viktig informasjon fra ledelsen, for å gjøre kommunikasjonen mer smidig. En kul funksjon er at du kan tagge hele avdelingen eller spesifikke personer.
Organisasjoner og virksomheter er forskjellige, men sett en plan som passer din bedrift ut ifra bransje og antall ansatte.
Hvordan skape en god kommunikasjonsflyt?
God kommunikasjon er gjerne et resultat av en god jobbkultur. Det betyr også at det er en god kommunikasjonsflyt og det er struktur med løsninger på plass for å sørge for det. Men hva hvis god kommunikasjon er mangelvare hos din bedrift, hva gjør man da? Da må man ta et steg tilbake og se på det med et kritisk øye, og stille følgende spørsmål:
- Det må være måter ansatte kommuniserer, er det på Facebook Messenger, direkte meldinger, eller epost?
- Hvordan deler ansatte dokumenter? Er det via epost eller andre ikke sikre løsninger?
- Hvordan kommuniserer avdelinger på tvers i dag?
Avhengig av bransje og størrelse, er det sikkert flere spørsmål man må stille, men disse vil hjelpe deg med å finne ut av utfordringene bedriften har og veilede deg til å sette en plan. Du vil få en oversikt over hva som er viktig for de ulike avdelingene, hvordan du kan tilrettelegge strategien og verktøyene slik at kommunikasjon blir smidig og enkelt i alle ledd.
Les mer om kommunikasjonsområder bedriften bør ha fokus på her.
Konklusjon
Som vi nevnte tidligere i artikkelen er kommunikasjon ekstremt viktig for å oppnå mål. En ting som ble avdekket da pandemien startet, var at flere bedrifter som ikke hadde kommunikasjonsverktøy eller prosesser på plass slet med omstillingen, og førte til flere utfordringer som igjen forårsaket uforutsatte kostnader og misnøye blant ansatte. Med rette løsninger på plass unngår du at dette skjer i fremtiden.
.png)