God kommunikasjonsflyt er strategisk viktig i alle organisasjoner. Det påvirker evnen til å bygge opp tillit og kunnskap, og ikke minst skape troverdighet. Med pandemien i tankene, så har organisasjoner i dag, i mye større grad enn tidligere, behov for å dele viktig informasjon.
Hva bør man ha?
For å dele informasjonen bør man ha en effektiv og moderne plattform som i tillegg til å informere kan være med på å skape gode relasjoner, øke kunnskap, informere i sanntid og underholde. Plattformen bør også være sikker, ikke bare på grunn av eventuelt taushetsbelagte opplysninger, men også for ikke å få delt feil informasjon eller i verste fall få delt informasjon som er omdømmeskadende.
Noen gode alternativer:
Intranettet
Dette er et verktøy som mange kjenner til, men dessverre har vist seg i mange tilfeller å ikke bli like mye brukt. I alle fall om det er tatt i bruk for mange år siden. For mange er intranettene døde, gammeldags, lite besøkt og vanskelig å bruke på mobil. Men det moderne intranett har løst de fleste av utfordringene som forbindes med tradisjonelle intranett, og utnytter i tillegg mange av fordelene som skytjenester og mobil teknologi kan tilby.
De ledende plattformene har også solid støtte for sosiale funksjonalitet eller integrasjoner. Så det finnes bedre løsninger om man sitter på et eldre intranett.
Samhandlingsverktøy
Her bør Microsoft og Google Workspace vurderes som gode løsninger for digitalt samarbeid blant kollegaer. Og for raske meldinger og beskjeder finnes det løsninger som Microsoft Teams, Slack og Facebook Workplace for å nevne noen.
Ta for eksempel Google Workspace. Dette er et integrert arbeidsområde som er enkelt å bruke, og som gjør at du bruker mindre tid på å administrere arbeidet, og mer tid på å faktisk utføre det. Mange nye arbeidsplasser er ikke lenger et fysisk kontor, det er der hvor arbeiderne befinner seg. Det krever at man må tenke nytt og gjøre det enklere enn noensinne å samarbeide med kollegaer, kunder og leverandører som er spredt over store geografiske områder. Med denne softwaren kan man sitte og jobbe effektivt sammen, selv om man er spredt over hele landet.
Informasjonsskjermer
Med infoskjermer har du alle virkemidlene for å nå ansatte. Dette kan også brukes som et supplement til andre plattformer. Dette er enkelt, trygt og kanskje en av de mest effektive måtene å informere på. Med informasjonsskjermer vil bedriften kunne nå hver enkel avdeling ved å plassere skjermene strategisk i resepsjonsområder, på venterom, avdelingsvis ved kaffemaskinen, i lobbyer eller f.eks. i inngangsparti. Det beste av alt, det samme innholdet kan gå rett ut til de ansattes PC og mobil, hvor enn de sitter.
Dagens teknologi gjør denne tjenesten mer kostnadseffektiv enn mange andre løsninger. Her kan man også velge å gi tilgang til å publisere innhold til for eksempel kommunikasjonsavdelingen eller IT-avdelingen. For innhold på skjermer ut mot ansatte kan man gi HR-avdelingen tilgang til å publisere interninformasjon til avdelinger eller i lagerlokaler. Det er også enkelt å styre rettigheter og roller for de forskjellige bidragsyterne. En superbruker kan gi rettigheter til hvilke skjermer hver enkelt skal kunne publisere på. Med dette sørger man for en tettere dialog og sømløs deling i sanntid.
Konklusjon
Offentlig sektor er ikke unntatt det digitale skiftet - tvert imot. Det er viktig at virksomheter i offentlig sektor holder seg oppdatert og når ut til sine ansatte og interessenter med viktig informasjon på en effektiv måte som passer alle generasjoner. Digital signage er en god måte å oppnå dette på. Mottakerne av budskapet trenger ingen teknisk kompetanse og virksomheten kan være sikker på at viktige meldinger ikke forsvinner i en full innboks eller på et uoversiktlig intranett.
.png)