I en tid hvor de fleste bedrifter har sett seg nødt til å jobbe mer digitalt, har intranettet fått en større rolle enn noen gang før. Det finnes mange forskjellige intranett-løsninger på markedet, men uansett hvor bra intranettet er i teorien, betyr ikke det at kommunikasjonen når ut som tiltenkt. I denne artikkelen tar vi opp fem tydelige indikasjoner på at intranettet ikke fungerer optimalt i praksis for din virksomhet.
1. Epost og chat dominerer kommunikasjonslandskapet
Epost og chat er fine verktøy for en-til-en kommunikasjon, men om viktige meldinger og informasjon som skal nå ut til flere går via disse kanalene bør varsellampene blinke. Det er vanskelig å skille på hvor viktige budskapet er i disse to forskjellige kanalene, og studier viser at en gjennomsnittsansatt anser at 40 prosent av meldingene de mottar på epost ikke er viktige.
Om du ser at epost er en vanlig brukt kanal indikerer dette at avsenderen enten ikke vet hvordan man bruker intranettet eller antar at andre ikke bruker intranettet. Om dette er tilfellet bør du analysere hva grunnen til dette kan være. Får alle ansatte kontinuerlig opplæring om hvordan de bruker intranettet? Er intranettet strukturert på en brukervennlig og logisk måte? Samles det så mye informasjon på intranettet at det blir uoversiktlig?
Tips: Svaret på spørsmålet kan faktisk være at det ikke er intranettet som er utfordringen i det hele tatt, men at virksomheten helt enkelt trenger å ta i bruk støtteverktøy til intranettet. Verktøy som gjør det lettere å skille på hvilke budskap som er viktige og som forsikrer at alle får med seg disse budskapene. Dette kan være alt fra en ansatt-app til en digital signage-løsning for hjemmekontor.
2. Innhold oppdateres ikke kontinuerlig
Ligger det hjelpeartikler, prosesser og strukturer i intranettet som ikke er blitt oppdatert på lang tid? Da tyder dette på at intranettet ikke fungerer optimalt. Når en nyansatt går in i intranettet og oppdager at innholdet der ikke er relevant, vil det bli vanskelig å få de motiverte til å gå inn der på nytt senere. Før du vet ordet av det har intranettet havnet i en ond spiral hvor det helt og holdent går i glemmeboken.
Tips: Gjør en ordentlig opprydning av intranettet og gjør jevnlige gjennomganger av innholdet som ligger der for å se til at det til enhver tid er oppdatert. Se også til å legge inn fersk informasjon som de ansatte finner hjelpfull og interessant.
3. Ansatte leser ikke meldinger på intranettet
Dette er kanskje det tydeligste tegnet på at intranettet ikke virker. De fleste moderne intranettløsninger gir deg innsikt i hvor mange som har sett en melding. På viktige varsler bør du kunne forvente at i det minste 90 prosent av alle ansatte har sett og lest meldingen – om resultatet er lavere enn så er det noe som ikke virker.
Tips: Følg med på viktige meldinger og se hvor lang tid det tar før ansatte får de med seg. Om de ikke får med seg informasjonen innenfor en rimelig tidsramme bør du vurdere alternative måter å nå ut med viktig interninformasjon på.
4. Det tar tid å finne innhold
Finn en viktig melding som er blitt publisert for 3 – 8 måneder siden og som fortsatt er like relevant. Be deretter en kollega om å finne den uten å gi tittelen på meldingen. Dersom din kollega bruker mer enn et minutt på å finne denne meldingen tyder det på at innholdet på intranettet kan være uoversiktlig. Du kan også utføre en intern spørreundersøkelse for å finne ut hvor enkelt de ansatte opplever at det er å finne innholdet. Noen intranett lar deg også måle ansattes aktive tid på intranettet – lang aktivitetstid kan indikere at de ikke finner det de er på jakt etter.
Tips: I store organisasjoner er det mye informasjon som skal deles, derfor kan det være lurt å overveie støttekanaler for budskap med høyere viktighet hvor man også kan segmentere budskap basert på team.
5. Noen brukere glemmes bort
Det er ikke i alle virksomheter som fungerer slik at de ansatte sitter foran PCen dag ut og dag inn, men mange intranett er fortsatt veldig PC-fokuserte. For å sikre at alle ansatte får med seg informasjon som deles, bør virksomheter bruke løsninger som virker like bra på mobil som på PC, og at innholdet som vises på mobil faktisk egner seg til mobil.
Tips: At innholdet kun er responsivt holder ikke alltid, særlig ikke om ansatte har dårlig tid til å lese meldinger, innholdet bør være skreddersytt til plattformen som det skal vises på. Videre bør det virke like godt på en android-telefon som på en iPhone.
Konklusjon
Intranettet er noe av det viktigste en virksomhet har for å holde sine ansatte oppdaterte. Særlig når de sitter på hjemmekontor. Om du kjenner deg igjen i en eller flere av punktene listet over kan det være verdt med nytenkning. Kanskje du ikke trenger et nytt intranett, eller gjøre noe som helst med det, men heller skaffe deg et støtteverktøy som hjelper deg å formidle de viktigste budskapene på en måte som sikrer at alle får med seg? Du har kanskje ikke tenkt på det, men digital signage-løsninger finns både for kontorlandskap og for hjemmekontor, ja selv på mobil, og kan hjelpe virksomheten å nå ut til alle ansatte på en rask og effektiv måte.
Les mer om beste praksis for internkommunikasjon i 2021 ved å laste ned vår e-bok.
.png)